Nieuws

Interne Audit


Geplaats op 7 november 2016

Hexagoon , de oplossing voor een geslaagde  Interne Audit!

Interne Audits moeten worden uitgevoerd door personeel dat getraind is om de prestaties van collega’s te beoordelen. Er worden auditoren aangewezen en opgeleid. Vervolgens moet men aan de slag! Er is vaak een heldere gedocumenteerde  procedure die men moet volgen, en er wordt eveneens een grote  verantwoordelijkheid bij de auditoren neergelegd.  

Stop Een-dimensionele acties!

Dit noemen wij een één dimensionele actie, en bij voorbaat gedoemd om te mislukken. In de praktijk zien we een aantal waarneembare feiten namelijk voortdurend de kop op steken.
Wij zien vaker dat er geen draagvlak is voor een audit; Het wordt vaker gezien als een ballast en ervaren als iets wat er ook nog eens bovenop de al bestaande werkdruk komt! Dus is er weinig sprake van een intrinsieke motivatie. Eigenlijk is dat vreemd want die in intrinsieke motivatie is iets wat er wel zou moeten zijn  omdat het bij deze beoordelingen gaat om het leveren van kwaliteit en het kunnen aantonen van de toegevoegde waarde van de afdeling voor klanten. Direct heeft een interne audit dus te maken met het bestaansrecht van de afdeling. Wij zien dat de interne audits geen deel uit van het dagelijks werk, het is dus geen continue proces waardoor er in de planning voortdurend sprake is van pieken en dalen. Dit veroorzaakt stress bij auditoren en geïnterviewden. Er ontstaat ook vaker spanning op de afdeling omdat de Auditoren onder druk staan en communicatief niet altijd de juiste toon aanslaan. Hier worden Auditoren dan ook niet in getraind, sterker nog, meestal wordt men gepushed om collega’s vanuit een verplichtend kader te dwingen. Dit geeft dan ook op afdelingen vaak een gevoel van onveiligheid. Daarmee is het soms heel slecht voor de teamenergie. We zien ook dat auditoren zichzelf op een hiërarchisch niveau plaatsen en daarmee een rol innemen die behoorlijk wat consequenties kan hebben voor de persoonlijke relaties  in een afdeling. Ook mist men soms de essentie achter een audit want die is gelegen in het constant willen verbeteren in plaats van afrekenen. We zien vaak afrekengedrag ontstaan en daarmee schiet een audit ook haar doel voorbij.  Dan liggen er vaak individuele groeiuitdagingen bij auditoren zoals gebrek aan zelfvertrouwen, onzeker zijn, niet goed kunnen opkomen voor zichzelf of grenzen aan geven. En deze aspecten spelen ook een rol bij de inhoudsverantwoordelijke en kwaliteitsfunctionarissen want ook dat zijn mensen met een hoop kennis maar ook uitdagingen op het persoonlijke en communicatieve vlak.

Onder druk laten we niet de beste versie van onszelf zien!

Mensen komen dus onder druk te staan en onder dat soort omstandigheden laten we niet ons beste gedrag zien. Vervolgens zijn  er nog een hoop uitdagingen op het vlak van  besluitvorming kortom omgaan met interne audits zou je kunnen zien als een van de complexe dilemma’s in organisaties.

Enthousiasme bij professionals  bij het werken met het Hexagoon verbeterbord

Het Hexagoon biedt houvast en tools om succesvol om te gaan met Interne Audits omdat we  allereerst met het afdelingshoofd, de kwaliteitsfunctionaris en de inhoudelijk deskundige stilstaan bij de Waarom van de interne Audit en hoe deze op een inspirerende wijze aan de afdeling gecommuniceerd kan worden?
We sluiten in dit gesprek aan bij wat professionals zien gebeuren op hun eigen afdeling. We praten over de feiten die zorgelijk zijn en waar de afdeling in wil verbeteren. Dat leidt tot enthousiasme in plaats van overleg situaties waarbij professionals voortdurend hun eigen meningen naar voren brengen.

Het stellen van doelen heeft consequenties!

Op het moment dat het behalen van de kwaliteitsnormen een van de afdelingsdoelen wordt kijken we ook naar planning, taken , verantwoordelijkheden en bevoegdheden van iedereen zodat de Interne Audit deel gaat uitmaken van de dagelijkse manier van werken.

Dit vraagt ook om leiderschap en procesbewaking

De professionals worden vervolgens op de werkvloer gecoached in hoe men collega’s behoort te benaderen en welke communicatieve  vaardigheden dit vraagt. We vragen de geïnterviewden voortdurend feedback te geven op de auditor zodat ook deze zich verder blijft ontwikkelen. Bij individuele uitdagingen wordt de ontwikkeling door een individueel plan  gestimuleerd. Ook hier geldt weer : Op basis van een oprechte dialoog tussen professionals kom je er altijd uit!